Das Mitarbeiter Gespräch für beide Seiten sinnvoll gestalten und einsetzen

Mindestens einmal im Jahr steht das Mitarbeiter Gespräch an. Verkrampftes Miteinander und unpersönliche Worte sind keine Seltenheit. Oft klingen Aussagen seitens der Angestellten nach der Unterhaltung wie „Der weiß doch gar nicht, was ich jeden Tag leiste.“ oder „Das hätte man sich sparen können.“ Grund für diese Unzufriedenheit sind meist schlecht vorbereitete Treffen, minutenlange Monologe oder Zeitdruck. Eine solche Unterhaltung fördert Frust und ist schlichtweg kontraproduktiv. Dabei ist das Mitarbeiter Gespräch eine ideale Gelegenheit, um Vertrauen zu stärken, Konflikte zu vermeiden und Ziele zu vereinbaren.

Als Vorgesetzter das Mitarbeiter Gespräch vorbereiten

Unsachliche Kommentare, unstrukturierte Gesprächsverläufe und unspezifische Rückmeldungen sind ein Graus für jedes Mitarbeiter Feedback. Im schlimmsten Fall bleiben persönliche Kränkungen, Unsicherheiten und Missmut auf beiden Seiten zurück. Das A und O für ein gelungenes Vier-Augen-Gespräch ist eine gründliche Vorbereitung, die mit Aufwand verbunden ist. Hierzu gehören:

Organisatorische Punkte festlegen:

Wann und wo findet das Mitarbeiter Gespräch statt? Der Termin sollte nicht kurzfristig gesetzt werden und in einer angenehmen Atmosphäre stattfinden. Wie lange soll das Gespräch dauern? Dabei sollte die Unterhaltung 60 Minuten nicht überschreiten.

Welche Art des Gesprächs soll stattfinden?

Es gibt eine Reihe an Mitarbeitergesprächen. Ist das bevorstehende Feedback ein Gehaltsgespräch, Feedbackgespräch, Konfliktgespräch, Kritikgespräch, Zielvereinbarungsgespräch oder Anerkennungsgespräch?

Den Inhalt konkretisieren:

Kleine Notizen und vorformulierte Fragestellungen geben eine klare Linie vor. Ziele und Vereinbarungen sollten im Vorhinein grob festlegt werden.

Hilfreich sind zudem Fragebögen oder persönliche Fragestellungen, die lauten können:

  • Möchten Sie gern über ein bestimmtes Thema mit mir reden?
  • Wie kann ich Ihnen bei der Umsetzung helfen?
  • Wie kommen Sie mit Ihren aktuellen Aufgaben zurecht?
  • Fühlen Sie sich wohl in Ihrem Arbeitsumfeld?
  • Haben Sie Schwierigkeiten, bei denen ich helfen kann?
  • Welche Änderungen würden Sie vornehmen, wären Sie an meiner Stelle?
  • Haben Sie ungenutzte Stärken, die Sie gern einsetzen würden?

Das optimale Feedback in der Gesprächsführung

Wichtig für das Mitarbeiter Gespräch ist eine angenehme Atmosphäre, die auch den Mitarbeiter animiert, offen und kritikfähig zu sein. Ein lockeres und wohlgestimmtes Klima erleichtern den Gesprächseinstieg. Für eine gelungene Kommunikation sind folgende Punkte erfolgversprechend:

1. Keine Abschweifungen

Das Mitarbeiter Gespräch sollte klar in den Themen eingegrenzt werden. Es bringt nichts, über Gott und die Welt zu plaudern, wenn die elementaren Punkte der Aufgabenerfüllung, des Gehaltes oder der Zielsetzungen unausgesprochen bleiben oder unter Zeitmangel hinterher geschoben werden.

2. Gespräch, kein Monolog

Nichts ist langweiliger als ein ellenlanger Monolog, der im Endeffekt nicht dazu führt, die Perspektive des Mitarbeiters zu erfahren. Das Mitarbeiter Gespräch soll beiden Seiten ein Feedback geben. Da die Führungskraft die Unterhaltung führt, sollte auf Fragen, die ausschließlich mit Ja oder Nein beantwortet werden können, verzichtet werden. Anregungen wie beispielsweise: „Wie sehen Sie das?“ oder „Welchen Standpunkt vertreten Sie?“ fördern die Kommunikation miteinander.

3. Lob und Kritik im Einklang halten

Ein kritisches Mitarbeiter Gespräch wirkt schnell vorwurfsvoll und führt beim Mitarbeiter zu Demotivation und Ärger. Niemand wird gern auf Fehler und Schwächen reduziert. Psychologisch ist es ratsam, mit dem positiven Feedback zu beginnen, um keine Barriere zwischen den Gesprächsteilnehmern aufzubauen. Kritik sollte stets fair geäußert werden und Anregungen liefern, wie Schwächen positiv in Stärken umgewandelt werden können.

4. Formulierungen wählen

Um zu vermeiden, dass der Mitarbeiter mit verschränkten Armen gegenüber sitzt und abblockt, sollte auf den erhobenen Zeigefinger verzichtet werden. Mit Fingerspitzengefühl können Aussagen relativiert werden, die besonders Kritik beinhalten. Der Tonfall und Wortlaut mit Einleitungen wie: „Aus meiner Sicht entsteht das Gefühl…“ oder „Mein Eindruck ist,…“ wirken verständnisvoll und lassen Spielraum. Im besten Fall sollten Begründungen folgen, wie dieses Urteil entstanden ist. Auf diese Weise fühlt sich der Mitarbeiter wohl und hat die Möglichkeit, seine Sichtweise zu schildern.

5. Ergebnisse festhalten

Papier ist geduldig und so können gesetzte Ziele oder Konfliktlösungen, die im Mitarbeiter Gespräch erarbeitet wurden, festgehalten werden. Ziel des Protokolls ist die zukünftige Orientierung. Zugleich fällt es mit dem Dokument leichter, auch nach einem längeren Zeitraum die Eckpunkte des Gespräches wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Fazit:

Das jährliche Mitarbeiter Gespräch sollte nicht als ungeliebter Pflichttermin wahrgenommen werden, sondern als Chance, um betriebliche Themen unter vier Augen zu bereden. Mit einer guten Vorbereitung profitieren Mitarbeiter und Führung von dem Feedback. In angenehmer Atmosphäre können gezielt Lob und Kritik, Zielsetzungen und Ergebnisse erörtert werden. Langfristig führt das Mitarbeiter Gespräch zu Vertrauen und fördert motiviertes Arbeiten.

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Bildquelle: gmast3r / 123RF Standard-Bild

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